Kotoraitin tietosuojaseloste
Päivitetty 5.5.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Kotoraitti Oy (Y: 2336747-0)
2. Yhteystiedot tietosuoja-asioissa
Kaikki tietosuojaan ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvät yhteydenotot ja pyynnöt pyydetään toimittamaan ensisijaisesti osoitteeseen: Tietosuoja@kotoraitti.fi
Tietosuojavastaavalta voi kysyä ohjeita ja neuvoja henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä. Tietosuojavastaava ei ole kuitenkaan aina paikalla, joten kiireelliset asiat ja viralliset pyynnöt tulee osoittaa yllä ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen. Tukea ja ohjeita saat kuitenkin tarvittaessa tietosuojavastaavaltamme, jonka yhteistiedot ovat alla
Jari Ala-Varvi
sähköposti: jari.ala-varvi@kotoraitti.fi
puhelin: 040 833 5593
3. Henkilötietojen käsittely Kotoraitissa
Kotoraitti Oy:n työntekijät ovat sitoutuneet suojaamaan jokaisen asiakkaamme yksityisyyttä. Noudatamme kaikessa toiminnassamme voimassa olevaa henkilötietojen käsittelyyn liittyvää lainsäädäntöä.
Tällä selosteella kerromme mitä henkilötietoja me käsittelemme, mihin tarkoituksiin, millä lainmukaisuusperusteilla ja miten me niitä käsittelemme. Sen lisäksi kerromme ihmisten oikeuksista selosteen lopussa ja ohjeistamme, miten voit käyttää sinulle kuuluvia oikeuksiasi. Käsittelyn tarkoituksiin ja tavoitteisiin liittyy usein se, mikä on sinun suhteesi meihin. Sen vuoksi tämä seloste on jäsennelty siten, että pyrimme kertomaan tietojen käsittelystä eri asiakasryhmiemme kohdalla erikseen. Voi olla, että käytät meillä useampaa palvelua, jolloin tietojesi käsittelystä voi olla useammassa kohdassa.
Yksityisyyden suojaa koskeva yleinen tietosuojapolitiikkamme on yhteinen kaikille Kotoraitti Oy:n toimipisteille. Kotoraitti Oy toimii pääsääntöisesti henkilötietojen käsittelijänä kunnille, kaupungeille tai hyvinvointialueille lukuun. Jos käytät sellaisia palveluita, joissa toimeksiantajana on jokin edellisistä, voit joutua tekemään jotain tietopyyntöjä heidän kauttaan. Opastamme kuitenkin sinua, mikäli tällainen tilanne tulisi eteen.
Päivitämme selostetta säännöllisesti ja tärkeistä muutoksista pyrimme aina ilmoittamaan jokaista, jota muutokset koskevat.
4. Asiakkaidemme tietojen käsittely
Rekisterinpitäjänä asiakkaidemme tietojen osalta toimii pääsääntöisesti kulloisestakin palvelusta lakisääteisessä järjestämisvastuussa oleva kunta, kaupunki tai hyvinvointialue. Kaikesta käsittelystä on tällöin sovittu palvelun järjestäjän ja meidän välillämme ja siinä noudatetaan sitä, mitä me olemme keskenämme sopineet. Lisäksi toimintaamme ohjaa myös lainsäädäntö etenkin arkaluoteisten ja erityisten tietoryhmien osalta.
Palveluiden käyttö ja henkilötietojen käsittely voi liittyä palvelun järjestäjän lakisääteiseen velvoitteeseen, yleiseen etuun tai julkisen vallan käyttöön viranomaisena tai muuhun teidän suhdettanne määrittelevään sitoumukseen.
Emme koskaan käsittele asiakkaidemme tietoja omiin tarkoituksiimme ilmoittamatta siitä ensin. Mikäli joudumme käsittelemään tietojasi omiin tarkoituksiimme rekisterinpitäjänä, perustuu käsittely tällöin pääsääntöisesti suostumukseen, jonka antaessasi käsittelystä kerrotaan sinulle tarkemmin. Jos käsittelemme sinusta tietoja omaan oikeutettuun etuumme vedoten, kerromme sinulle aina tällaisen käsittelyn yhteydessä, mistä edusta on kyse, mikä on käsittelyn tarkoitus ja miten voit vastustaa käsittelyä, mikäli olet eri mieltä sen tarpeellisuudesta.
Asiakkuuden osalta käsitellään pääsääntöisesti vähintään seuraavia tietoja:
Nimi, henkilötunnus, syntymäaika, sukupuoli, yhteystiedot, kotikunta
Asiakassuhteen ja palvelun tuottamiseen sekä hoitoon liittyvät tiedot, jotka voivat poiketa asiakkaidemme osalta toisistaan.
4.1 Tietolähteet
Tietolähteitä voivat olla sosiaalitoimi, oppilaitokset, asiakas itse tai asiakkaan terveydenhoitoon liittyvät tiedot hoitavalta taholta ja oman toiminnan kautta syntynyt tieto. Myös muut viranomaiset voivat luovuttaa meille tietoja tapauskohtaisesti.
4.2 Tietojen luovutukset ja siirrot ETA-alueen sisällä tai ulos
Luovutamme tietoja ainoastaan palveluiden järjestäjille (kunnat, kaupungit, hyvinvointialueet) sekä heidän viranhaltijoilleen. Asiakastietojamme ei luovuteta tai siirretä ETA-alueen ulkopuolelle, ellei palvelun järjestäjä ole näin rekisterinpitäjänä määritellyt.
4.3 Tietojen säilytysaika
Asiakassuhteen päättyessä asiakkaidemme tiedot luovutetaan asiakkaan sosiaalityöntekijälle tai muulle palvelun tilaajana toimivalle taholle. Sen jälkeen tiedot poistetaan meiltä, emmekä käytä tietoja enää muihin tarkoituksiin.
5. Sijaisperheet
Sijaisperheistä tallennettuja tietoja käytetään lastensuojelun toimeksiantosuhteisen perhehoidon toteuttamiseen sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin. Rekisterissä pidetään kirjaa ennen perhehoidon käynnistymistä ja toimeksiantosopimuksen tekemistä henkilöistä, jotka ovat ilmaisseet kiinnostuksensa toimia perhehoitajana tai ovat perhehoitoon valmistavassa koulutuksessa.
Henkilötietojen käsittelyä ohjaa perhehoitoon liittyvä lainsäädäntö (perhehoitolaki 263/2015)
Käsiteltyjä henkilötietoja ovat mm:
- perhehoitajan ja puolison nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, postiosoite, sähköpostiosoite, ammatti, koulutus, perheenjäsenten nimi, ikä.
- Tietoja perheen kotielämistä ja asumisolosuhteista. Tietoja perhehoitajan ja puolison käymästä sijaisvanhempien ennakko- ja prosessivalmennuksesta.
- Tieto rikosrekisteriotteiden tarkistuksesta.
- Kuvaus perheestä ja perheen kokonaistilanteesta.
- Perheeseen lyhyt- tai pitkäaikaisesti sijoitetut lapset
- Perhehoitajan eritysisosaaminen ja koulutus. Toimiiko perhe lyhyt- vai pitkäaikaisena perhehoitajana.
- Montako lasta perhe voi ottaa sijoitukseen
- Onko sijoitukselle rajoitustekijöitä esim. allergian suhteen.
- Tiedot yhteydenpidosta perhehoitajan kanssa, muutokset perhehoitajan tai perheen olosuhteissa ja tieto, milloin niistä on ilmoitettu tilaajalle.
5.1 Tietolähteet
Tietolähteenä on rekisteröity itse ja asuinkunnan sosiaaliviranomainen.
5.2 Tietojen luovutukset ja siirrot ETA-alueen sisällä tai ulos
Tietoja luovutetaan perhehoitoon liittyvän lainsäädännön ohjaamana vain sen toteuttamiseen osallistuville tahoille. Tietoja ei luovuteta tai siirretä ETA-alueen ulkopuolelle
5.3 Tietojen säilytysaika
Henkilötiedot poistetaan toimeksiantosopimuksen päättyessä, lukuun ottamatta palkkioiden maksuun liittyviä tai muita vastaavia välttämättömiä tietoja , joita säilytetään kulloinkin voimassaolevan sääntelyn, mm kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.
6. Työhakijoiden tietojen käsittely
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on henkilöstön rekrytointi työsuhteeseen tai Kotoraitin tiloissa toimivaksi itsenäiseksi ammatinharjoittajaksi. Henkilötietojen käyttötarkoitus voi tilanteen mukaan liittyä joko tiettyyn avoinna olevaan työtehtävään tai työnhakijan tahtoon saada Kotoraitilta yhteydenottoja tai työtarjouksia Kotoraitissa mahdollisesti myöhemmin aukeavista työtehtävistä.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena työsuhteeseen hakevilta henkilöiltä on aina suostumus. Mikäli kyseessä on itsenäinen ammatinharjoittaja, on käsittelyn perusteena sopimus ja sopimuksen valmisteluun liittyvät toimet.
Henkilötietoja käsitellään aina tehtäväkohtaisen harkinnan mukaan ja työpaikkailmoituksessa voidaan määritellä tarkemmin käsiteltävistä tiedoista. Yleensä kuitenkin vähintään hakijan yhteystiedot, ammattioikeudet, työhistoria ja koulutustausta, työsuhdetta koskevat toiveet ja rekrytointiprosessin aikana syntyvät prosessitiedot (kirjeenvaihto, haastattelut, soveltuvuusarvioinnit, jne.).
6.1 Tietolähteet
Ensisijainen tietolähde on hakija itse. Jos hakija on antanut työnhaun yhteydessä suosittelijoita tai muita tietolähteitä, voidaan tietoja kerätä myös heiltä. Tietoja voivat luovuttaa myös aiemmat työnantajat tai oppilaitokset todistusten oikeellisuutta selvitettäessä. Lisäksi rekrytointiprosessin aikana kerätään tarpeen mukaan toimialaan liittyviä julkisia rekisterejä, kuten JulkiTerhikki.
6.2 Tietojen luovutukset ja siirrot ETA-alueen sisällä tai ulos
Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta muille kolmansille osapuolille, ellei tästä ole erikseen sovittu työnhaun yhteydessä. Tälaisia tahoja voivat olla esim. soveltuvuustestien järjestäjät tai mut välittömästi työnhakuun liittyvät toimijat. Tietoja ei siirretä tai luovuteta ETA-alueen ulkopuolelle.
6.3 Tietojen säilytysaika
Hakijoiden tietoja käsitellään vain niin kauan kuin työnhaun yhteydessä ilmoitettu suostumus on voimassa tai kunnes on selvää, ettei esimerkiksi toimeksiantosopimusta synny osapuolten välille.
7. Markkinointiviestinnän vastaanottajat ja markkinointi
Markkinoinnissa henkilötietoja käsitellään uutiskirjeisiin, mainontaan, markkinatutkimuksiin, markkinointiin ja suoramarkkinointiin liittyen.
Suoramarkkinoinnin, etenkin sähköisen suoramarkkinoinnin, suorittaminen perustuu pääasiassa henkilön itsensä antamaan suostumukseen. Sellaisissa tapauksissa, joissa henkilötiedot on saatu suoraan henkilöltä itseltään silloin, kun hän on ollut palveluidemme ostaja tai käyttäjä, voimme tehdä suoramarkkinointia perustuen oikeutettuun etuumme suoramarkkinoinnin toteuttamiseksi ja elinkeinomme edistämiseksi. Samaa oikeutettua etua käytämme myös markkinoidessamme palveluita yritysten tai yhteisöjen edustajille.
Ihmisillä on aina oikeus peruuttaa suostumuksensa tai vastustaa suoramarkkinointia. Tämä tapahtuu joko uutiskirjeessä olevaa linkkiä klikkaamalla tai ilmoittamalla asiasta meille rekisteröidyn oikeuksista kertovassa luvussa ilmoitetulla tavalla.
Käsiteltäviä tietoja markkinointitarkoituksiin ovat nimi, toimenkuva, yhteystiedot kuten sähköpostiosoite ja postiosoite.
7.1 Tietolähteet
Yritysten ja yhteisöjen edustajien tietoja kerätään julkisista tietolähteistä kuten kuntien verkkosivuilta ja Kotoraitti Oy:n yhteistyökumppaneiden yhteystiedoista ja tilaaja- asiakassuhteista, kuten kunnista ja hyvinvointialueilta. Yksityishenkilöiden tietoja ei koskaan kerätä tällä tavalla, markkinointi liittyy aina henkilön toimenkuvaan tai tehtävään oman työantajansa edustajana.
7.2 Tietojen luovutukset ja siirrot ETA-alueen sisällä tai ulos
Henkilötietoja ei siirretä tai luovuteta ETA-alueen sisällä eikä sen ulkopuolelle.
7.3 Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen markkinointitarkoituksiin tai kunnes henkilö vastustaa tietojen käsittelyä tai peruuttaa antamansa suostumuksen. Jos henkilö haluaa asettaa suoramarkkinointikiellon tietojen poistamisen sijaan, joudumme säilyttämään yhteystietoa sen vuoksi, mutta sitä ei käytetä enää markkinointiin.
Tietoja säilytetään enintään 5 vuotta niiden keräämisestä, jonka jälkeen ne päivitetään tai poistetaan. Tietojen ajantasaisuus varmistetaan erillisellä säännöllisellä prosessilla.
8. Verkkosivustovierailijat
Kotoraitin verkkosivustoilla ei kerätä sivuilla vierailevien käyttäytymistietoja, tietokonetta ja muuta päätelaitetta koskevia tietoja sivuston käytön analysoimiseksi ja tilastoinnin vuoksi. Sivustolla on tällä hetkellä suostumustyökalu, mutta tilastoinnin tai analytiikan ratkaisuja ei ole vielä käytössä. Tiedotamme tällä selosteella ja suostumustyökalussa, kun sellaisia tulee käyttöön.
Kotoraitin verkkosivustoilla on linkkejä myös sosiaalisen median sivustoille (Meta; Instagram ja Facebook). Klikkaamalla näitä linkkejä Meta saa myös tiedon vierailustasi sivuillamme. Jos olet kirjautuneena näihin palveluihin tai sallinut heidän evästeensä muilla sivuilla, saa sosiaalisen median palveluntarjoaja sitä kautta tietoja myös vierailustasi meidän sosiaalisen median kanavissamme.
Kolmansien osapuolten käyttöehdot voivat poiketa Kotoraitin käyttötavoista. Mikäli vierailija ei halua, että Kotoraitti tai sen yhteistyökumppanit kohdentavat mainontaa tai sisältöä internet-käyttäytymisen perusteella, vierailija voi estää tämän kieltämällä haluamansa evästeet sen sivuston suostumustyökalulla, jolle olet siirtymässä tai selaimen asetuksista.
8.1 Verkkosivuston lomakkeet
Sivustolla kerätään henkilötietoja myös lomakkeiden kautta käyttäjän syöttämänä. Näitä tietoja käytetään vain ja ainoastaan lomakkeen tarkoituksen mukaiseen käyttöön, josta kerrotaan tarkemmin lomakkeella.
8.2 Tietojen luovutukset ja siirrot ETA-alueen sisällä tai ulos
Tietoja ei luovuteta ETA-alueen ulkopuolelle.
8.3 Tietojen säilytysaika
Tietoja ei toistaiseksi kerätä. Evästesuostumusta voit muuttaa milloin tahansa sivun alalaidassa olevasta kuvakkeesta:
9. Rekisterin tietoturvallisuus ja tietojen säilytys
Noudatamme toiminnassamme seuraavia viiden kohdan henkilötietojen käsittelyn yleisperiaatetta.
Kotoraitti Oy:ssä varmistamme, että:
- henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti ja avoimesti suhteessa rekisteröityyn. Kaikkeen käsittelemäämme henkilötietoon on aina olemassa oikeusperuste.
- keräämme ja käsittelemme henkilötietoja ainoastaan tiettyä määriteltyä käyttötarkoitusta varten ja siinä laajuudessa kuin on välttämätöntä.
- henkilötiedot pidetään täsmällisinä ja ajantasaisina.
- Henkilötietoja säilytetään tunnistettavassa muodossa vain niin pitkään kuin niiden käsittelylle on olemassa tarve. Tietojen säilytysajat perustuvat pääosin olemassa olevaan erityislainsäädäntöön, kuten sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen potilasasiakirjoista (289/2009) ja lakiin sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015).
- henkilötietoja käsitellessä sovelletaan salassapitovelvollisuutta ja niitä käsitellään aina luottamuksellisesti. Varmennuksessa käytämme asianmukaisia organisatorisia ja teknisiä toimenpiteitä, joiden avulla estetään tietojen luvaton ja laiton käsittely. Näiden toimenpiteiden avulla varmistutaan myös, ettei henkilötietoja hävitetä, muuteta tai tuhota vahingossa.
Asiakkaidemme tietoihin pääsevät ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtävien suorittaminen sitä vaatii. Käytössämme olevat tietojärjestelmät tukevat käyttöoikeuksien hallintaa, jonka avulla valvomme ja seuraamme asiakkaidemme henkilötietojen tarkastelua ja käyttöä. Lisäksi koulutamme henkilökuntaamme säännöllisesti ja he ymmärtävät luottamuksen ja rekisteröidyn yksityisyydensuojan merkityksen.
Henkilötietoja suojataan asianmukaisten teknisten ja organisatoristen toimenpiteiden avulla. Näitä toimenpiteitä ovat muun muassa:
- Tietojen säilyttäminen lukituissa tiloissa
- Tietojen käytön rajaaminen käyttöoikeuksin
- Tietojen asianmukainen varmentaminen ja suojaaminen
- Tietojen turvallisesta käytöstä ohjeistaminen organisaatiossa
- Tietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvien toimintatapojen kouluttaminen työntekijöille
Käyttäessämme ulkopuolisia palveluntarjoajia tai muita kolmansia osapuolia huolehdimme yhtä lailla asiakkaidemme yksityisyydensuojan toteutumisesta. Vaadimme myös palveluntarjoajilta luottamuksellisuutta ja lain noudattamista sekä sitoutumista organisaatiomme tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkoihin, -ohjeisiin ja – käytäntöihin. Emme salli kolmansien osapuolten käyttävän asiakkaidemme tietoja omiin tarkoituksiinsa.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn pyynnöt omien henkilötietojensa käsittelystä voi ilmoittaa joko sähköpostilla tai postitse osoitteeseen:
Kotoraitti Oy
Keskustie 45
63100 Kuortane
Tämän selosteen alussa olevista yhteystiedoista saat halutessasi apua pyynnön jättämiseen.
10.1 Oikeudet yksityiskohtaisesti
Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
- Sinulla on oikeus tutustua sinusta tallennettuihin henkilötietoihin. Saat niistä halutessasi myös kopion itsellesi. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojan vuoksi.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Sinulla on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin. Poikkeus tähän voi olla tilanne, jossa aiemmin toimitettu tieto on jollain tavalla olennainen esimerkiksi asiakkuuteesi liittyen. Tällöin emme välttämättä korvaa vanhaa tietoa, vaan lisäämme uuden tiedon tiedoksi muuttuneeseen tietoon.
Oikeus tietojen poistamiseen
- Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:
- Säilytys on perustunut suostumukseen ja peruutat henkilötietojen käsittelyn suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta perustetta
- Käsittelyn tai säilyttämisen tarve on lakannut, eikä sen säilyttämiselle ole muuta lainmukaisuusperustetta.
- Jos käsittelylle tai säilytykselle meillä ei ole lain mukaan käsittelyoikeutta ja käsittelyn tarve lakkaa, poistamme henkilötiedot itse ilman pyyntöäsikin.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi tilanteissa, joissa epäilet henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta tai olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä, mutta asioiden selvittäminen on vielä kesken.
Vastustamisoikeus
- Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tilanteessa, jolloin käsittelemme tietoja yleiseen etuun vedoten (esimerkiksi tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi) tai omaan oikeutettuun etuumme perustuen (esimerkiksi suoramarkkinointi).
Oikeus tietojen siirrettävyyteen
- Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen ei koske organisaatioiden välisissä suhteissa käsiteltyjä tietoja tapauksissa, joissa käsittely ei perustu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen, jonka osapuoli henkilö on. Emme ole tunnistaneet omassa toiminnassamme sellaista käsittelyä, jonka osalta tätä oikeutta voisi käyttää.
Oikeus peruuttaa suostumus
- Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
11. Erimielisyydet ja valitusoikeus
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilet henkilötietojasi käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti. Toivomme, että olet kuitenkin aina ensin yhteydessä meihin ja pyrimme selvittämään asiat jo ennen kuin niistä tulee ongelmia.
Suomen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi